Gestione manuale dell'offerta

Non sempre il fornitore risponde tramite la piattaforma: a volte invia il preventivo fuori da Factorybook, via email o per telefono. La gestione manuale permette di registrare quell'offerta direttamente sul candidato — con prezzo, scadenza, note e documenti — e di utilizzarla come una normale offerta: assegnarla, confermarla e archiviare i documenti dell'ordine.

Il fornitore non viene coinvolto

Tutta la gestione manuale è silenziosa: il fornitore non riceve alcuna notifica in nessuno dei passaggi (registrazione, assegnazione, conferma). Serve unicamente a tenere traccia, all'interno di Factorybook, di una trattativa avvenuta altrove.

Dove si trova

Aprire la richiesta da Acquisti > Richieste di Quotazione, accedere alla Lista fornitori candidati e aprire il dettaglio del fornitore con l'azione Vedi. Nella pagina del candidato, sotto l'area che ospita l'offerta del fornitore, è sempre presente la scheda Gestione manuale.

Finché il fornitore non ha inviato un'offerta tramite la piattaforma, l'area in alto mostra un segnaposto (ad esempio Il fornitore non ha ancora visualizzato la tua richiesta) che invita proprio a registrare manualmente l'offerta ricevuta fuori piattaforma.

Registrare l'offerta

Nella scheda Gestione manuale sono disponibili i seguenti campi, tutti facoltativi:

• Prezzo (€) — l'importo dell'offerta ricevuta.
• Scadenza offerta — la data entro cui l'offerta del fornitore è valida.
• Note — un campo di testo formattato in cui annotare i dettagli (ad esempio come e quando è arrivata l'offerta, sconti, condizioni).

Compilare i campi disponibili e premere Salva: comparirà la conferma Offerta manuale salvata. Non è necessario compilare tutto subito — è possibile salvare anche un solo dato e completare gli altri in seguito. I campi restano modificabili finché la richiesta non viene confermata o annullata.

Allegare i documenti

La scheda gestisce due gruppi di documenti distinti:

• Documenti offerta — i file dell'offerta ricevuta (preventivo, scheda tecnica, email). Si possono caricare solo dopo aver salvato l'offerta: prima del salvataggio viene mostrato l'avviso Salva l'offerta per poter caricare i documenti. Una volta salvata, è sufficiente trascinare i file nell'area dedicata o cliccare per selezionarli.
• Documenti di conferma — i file che attestano l'accordo (conferma d'ordine, email di accettazione). Diventano caricabili dopo l'assegnazione della commessa: prima è mostrato l'avviso Potrai caricare i documenti di conferma dopo aver assegnato l'offerta.

Assegnare la commessa

Una volta registrata l'offerta manuale, il pulsante Accetta Offerta in alto a destra consente di assegnare la commessa al fornitore.

ASSEGNATA

• Se il candidato ha solo l'offerta manuale, premendo Accetta Offerta viene chiesta una semplice conferma e la richiesta passa allo stato ASSEGNATA.
• Se lo stesso candidato ha anche un'offerta inviata tramite la piattaforma, compare la finestra Scegli quale offerta assegnare, che mette a confronto Offerta su piattaforma e Offerta manuale (con prezzo e scadenza di ciascuna): basta selezionare quella desiderata.

Dopo l'assegnazione diventa disponibile il caricamento dei Documenti di conferma.

Confermare l'ordine

CONFERMATA

Con la richiesta in stato ASSEGNATA, il pulsante Conferma ordine chiude la trattativa: viene chiesta conferma (La richiesta verrà confermata con i dati manuali. Continuare?) e la richiesta passa a CONFERMATA, assumendo come prezzo quello indicato nell'offerta manuale.

I passaggi sono reversibili finché non si procede oltre:

• Annulla conferma — riporta la richiesta da CONFERMATA ad ASSEGNATA.
• Annulla assegnazione — riporta la richiesta in ANALISI OFFERTE. L'offerta manuale e i relativi documenti non vengono cancellati e restano disponibili per una successiva assegnazione.

Eliminare l'offerta manuale

Finché l'offerta manuale non è stata assegnata, è possibile rimuoverla con Elimina offerta manuale. L'operazione richiede conferma (L'offerta manuale e i suoi documenti verranno eliminati. Continuare?) ed elimina anche tutti i documenti collegati. Se l'offerta è già assegnata, occorre prima annullare l'assegnazione.

Convivenza con le offerte di piattaforma

L'offerta manuale è indipendente dall'eventuale offerta inviata dal fornitore tramite la piattaforma: le due possono coesistere sullo stesso candidato. Sarà la fase di assegnazione a far scegliere quale delle due utilizzare.